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                               vinculación entre libros de excel                                     ¿QUE ES  LA VINCULACIÓN DE DATOS? 

Puede reunir datos desde una base de datos de Access a otra de muchas formas. Copiar y pegar es el método más sencillo, pero importar y vincular ofrecen mayor control y flexibilidad sobre los datos que visualice y sobre cómo poner esos datos a la base de datos de destino.

En este artículo se explica cómo importar o vincular a datos en otra base de datos de Access.

Al importar desde otra base de datos, Access crea una copia de los datos en la base de datos de destino sin modificar el origen. Durante la operación de importación, puede elegir los objetos que desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y consultas, especificar si se deben importar relaciones entre tablas y así sucesivamente.

Desea importar datos de ejemplo para crear algunas tablas que son similares a las tablas que existen en otra base de datos. Desea copiar la tabla completa o simplemente la tabla definiciones para evitar diseñar manualmente cada una de estas tablas. Si elige importar la definición de la tabla, obtendrá una tabla vacía. En otras palabras, los campos y propiedades de campo se copian a la base de datos de destino, pero no los datos de la tabla. Otra ventaja de importación (respecto a una operación de copiar y pegar) es que puede importar las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.

Si su objetivo es agregar los registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de datos, puede importar los registros a una tabla nueva y, a continuación, crear una consulta de datos anexados. No se puede anexar registros a una tabla existente durante una operación de importación. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Desea vincular a datos en otra base de datos de Access, si su organización usa varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas, como los empleados, deben compartirse entre varias bases de datos. En lugar de duplicar la tabla en cada dicha base de datos, puede mantener la tabla en una sola base de datos y un vínculo a ella desde otras bases de datos. Otro grupo de trabajo o departamento necesita poder agregar a y utilizar los datos de la base de datos, pero desea continuar para el propietario de la estructura de las tablas.

                                          QUE HACE LA VINCULACIÓN 

 Un vínculo en Excel lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante dicho vínculo hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este cambio también se realiza en la hoja destino.

Conviene recordar que cosa diferente es Copiar y Pegar tal cual, ya que con esa acción no se logra la vinculación descrita en el apartado anterior.

También es diferente hablar de hipervínculos, sobre lo cual puedes leer en: Enlaces con hipervínculos en Excel.

Para explicar este tema primero vas a realizar un vínculo entre dos hojas del mismo libro de Excel y luego entre dos hojas de libros diferentes

Una aplicación práctica de esta herramienta: Imagina que tienes un libro con los baremos o precios de ciertos productos y en otra el resultado de las ventas que consiste en multiplicar el precio por la cantidad vendida, si cambian los precios en el libro de origen y los tienes vinculados en el libro destino automáticamente al cambiar los primeros se cambian los segundos. Suscríbete a mi newsletter para tener cada semana acceso a más casos prácticos.

        PASOS PARA  VINCULAR LOS DATOS Y SU FUNCIÓN 

Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:

1.Abre un libro de Excel en blanco.

2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella.

Elige Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

Muy bien pues ahora se trata de hacer los mismo pero en dos libros diferentes.

Los pasos a seguir son idénticos solo que necesitas tener abiertos dos libros diferentes de Excel.

(Otra forma de realizar los vínculos es la siguiente: tras Pegar en la celda donde quieres el dato hacer clic en el desplegable y elegir Vincular celdas, puedes ver como en: Conoce y practica las opciones de pegado en tu hoja de cálculo).

Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los siguientes:

1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro1 y Libro2.

2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.

3. Comprueba que en la barra de formulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas.

Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes celda

                Iniciar el proceso de importación en Access

1. Abra la base de datos de Access en la que se almacenarán los datos importados. Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.
2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.
   • Crear una nueva tabla    Si elige guardar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya hay una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.
   • Anexar a una tabla existente    Si está agregando los datos a una tabla existente, el proceso de importación anexa los datos a la tabla especificada.
     A medida que avanza, recuerde que la mayor parte de las operaciones fallan porque los datos de origen no coinciden con las configuraciones de estructura y campos de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la tabla en la vista Diseño y revise lo siguiente:
     • Primera fila    Si la primera fila del archivo de texto de origen no contiene nombres de campo, asegúrese de que el tipo de datos y la posición de cada columna coinciden con los del campo correspondiente de la tabla. Para archivos de texto delimitado, si la primera fila contiene encabezados de columna, no es necesario que el orden de columnas y campos coincida, pero el tipo de datos y el nombre de cada columna debe coincidir exactamente con los de su campo correspondiente. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no le dará la opción de usar los valores de la primera fila como nombres de campo.
     • Campos faltantes o adicionales    Si uno o varios campos no aparecen en la tabla de destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla de destino contiene campos que no existen en el archivo de origen, no es necesario que los elimine de la tabla siempre que acepten valores nulos.
       Sugerencia: Un campo aceptará valores nulos si su propiedad de campo Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.
     • Clave principal    Si la tabla contiene un campo de clave principal, el archivo de origen debe tener una columna con valores compatibles con el campo de clave principal. Además, los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje de error. Debe editar los datos de origen para que contengan valores de clave únicos y luego iniciar nuevamente la operación de importación.
     • Campos indizados    Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla se establece en Sí (Sin duplicados), la columna correspondiente del archivo de texto de origen debe contener valores únicos.